Tout sur le travail à distance : les règles et les outils

Les entreprises se mettent de plus en plus au télétravail surtout en ces temps de crise sanitaire ! Pas évident pourtant de changer soudainement son cadre et ses habitudes de travail.

Voici alors 4 règles essentielles pour vous aider à mieux gérer le télétravail et quelques-uns des outils qui faciliteront le travail à distance.

   1. Etablir un fonctionnement efficient

Pour bien commencer le télétravail, un mode de fonctionnement clair doit être établi au sein des équipes.

Il est donc important que le manager attribue clairement les tâches de chacun dans l’équipe pour éviter les problèmes de perte de temps. Il est conseillé de faire appel à un outil de gestion de processus collaboratifs pour aider les collaborateurs à bien structurer leur organisation lorsqu’ils travaillent à distance.

   2. L’importance de la communication

Le maintien d’une communication fluide est essentiel pour les équipes qui travaillent à distance !

Prenant Trello comme exemple, 60% des salariés de la société travaillent à distance durant l’année et hors confinement. Une fois par jour, les collaborateurs doivent se connecter pendant les heures de travail des équipes à New York pour faciliter la communication.

Grâce à une communication efficace, les managers peuvent réagir rapidement face aux situations qui demandent leur attention.

   3. La centralisation des informations

La centralisation de l’information permet de mettre fin aux problèmes de perte de documents ou au manque d’informations. Ce problème peut être encore plus important lorsque les collaborateurs travaillent à partir de chez eux. Le manager doit donc s’assurer que les informations sont disponibles à toute l’équipe en employant les logiciels en mode SaaS ou en intégrant un cloud pour partager les informations en équipe.

   4. Les logiciels accessibles en ligne

Les logiciels utilisés afin de centraliser l’information devraient être accessibles en ligne. Grâce à ces outils, les équipes n’auront pas à installer des logiciels sur leur ordinateur. L’outil en question sera directement accessible depuis un navigateur web et en utilisant n’importe quel ordinateur professionnel ou personnel.

Cette facilité d’utilisation permettra de simplifier la communication et la centralisation des données.

Quels outils utiliser pour accomplir tout ça ?

  •    Le travail collaboratif

Confluence est un outil très complet pour le travail collaboratif à distance, qui permet de créer des fichiers comme des notes de réunions, des plans marketing, des fiches produits… et de les conserver au sein de la plateforme.

  •    La gestion de tâches

Les outils de gestion de tâches permettent d’optimiser la communication et la collaboration entre professionnels. Grâce à eux, il est possible de créer des projets et des tâches à assigner aux différents membres d’une équipe.

Trello est l’outil de gestion de tâches le plus utilisé par les professionnels du web et le plus simple à utiliser. Il offre la possibilité d’organiser les projets sous forme de tableaux, composés de listes en colonnes, qui ordonnent les tâches sous formes de cartes.

TickTick est une autre application de gestion de tâches. Elle permet de créer, organiser et partager les tâches et peut être utilisé dans le cadre professionnel ou personnel.

  •    Les messageries en ligne pour communiquer avec son équipe

Il existe plusieurs solutions en ligne pour maintenir le contact avec son équipe.

Microsoft Teams, le réseau social d’entreprise de la Suite Office 365, et Skype, l’application de messagerie et de téléphonie sont les deux solutions proposées par Microsoft.

Slack est une plateforme de messagerie instantanée, qui facilite le travail en équipe. L’utilisation de Slack permet aux équipes de réduire le nombre d’e-mails envoyés chaque jour.

Pour les fichiers volumineux, nous recommandons l’utilisation de WeTransfer pour envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go.

Dropbox, quant à lui, permet de stocker et partager des fichiers via le cloud. L’espace disponible dépend de la version utilisée (offre gratuite ou payante de l’outil).

Microsoft et Google offrent gratuitement leurs outils payants

Google et Microsoft offrent gratuitement l’utilisation de certaines de leurs solutions afin de privilégier le télétravail, en cette période de confinement.

Microsoft propose une offre d’essai gratuite valable 6 mois pour la version premium de son outil Teams. Les fonctionnalités avancées de communication et de collaboration sont accessibles à tous.

Pour en profiter, il faut juste contacter son gestionnaire de compte Microsoft pour recevoir un code promotionnel qui débloquera ces fonctions supplémentaires. La version gratuite de son outil intègre les appels vidéo et des réunions depuis la mise à jour du 10 mars.

Les fonctionnalités de meeting et de communication vidéo de la solution G Suite Advanced de Google sont également disponibles gratuitement. Les utilisateurs de G Suite et G Suite for Education, peuvent aussi bénéficier des fonctionnalités avancées de vidéo-conférence de Hangouts Meet gratuitement jusqu’au 1er juillet 2020. Ils pourront organiser des meetings avec 250 participants et enregistrer les vidéo-conférences sur Google Drive. Ces fonctionnalités n’étaient disponibles que pour les entreprises.

3 commentaires sur « Tout sur le travail à distance : les règles et les outils »

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